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導入について

他のマイナンバーサービスとの違いは？

企業様が支払調書を税務署に提出するのに必要なソリューションをフルサポートし、ワンストップサービスを提供いたします。また、少数の収集対象者でも、安心価格で導入していただけます。

どのような業種の企業や団体にメリットがありますか？

保険業や士業など代理店や個人事業主を多く抱える企業様や団体様にメリットがございます。

サービスを利用するにあたって、最少人数などは決まっていますか？

１名から対応できます。

既存システムの改修が必要ですか？

既存システムから会員情報と支払調書の必要項目（支払額、源泉徴収額等）がCSVデータで出力出来れば、既存システムの改修は不要です。

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サービス範囲について

このサービスを利用するメリットは？

マイナンバーに触れることなく、収集から登録、保管、利用、廃棄まで全てお任せすることで、事務負担を大幅に削減できます。短期間に集中するマイナンバーの収集、登録業務を安全、確実に実施できます。

一部マイナンバーの収集を完了していますが、マイナンバーの登録作業を委託できますか？

はい。本人確認書類とマイナンバーの必要書類が揃っていれば、収集キットを発送せずにマイナンバーの登録を行うことができます。

情報漏洩対策は？

社内に堅牢で強固なセキュリティ対策が施されたセキュリティルームでの運用により、特定個人情報等の流出を防ぎます。

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マイナンバーの収集について

収集キットに別途お知らせ文を同梱できますか？

はい。別途オプションでA4サイズ3枚まで追加で封入できます。

収集キットを発送指示してから実際に収集対象者に発送（投函）するまでどのくらいの日数がかかりますか？

発送指示をしてからその日を含めて、4〜5日程度（営業日）です。

マイナンバーの収集状況はどのように確認できますか？

収集対象者ひとりひとりの進捗状況は、企業様毎の専用ページでご確認いただけます。

収集対象者からのマイナンバー回収方法は、簡易書留ではなくて普通郵便でできますか？

できません。普通郵便はポスト投函ができるため、盗難や紛失による情報漏洩のリスクが高くなります。また普通郵便では万一の際に追跡ができないため、本サービスでは簡易書留を利用しております。

回収したマイナンバーが記載された紙媒体はどのように保管していますか？

特定個人情報取扱い担当者のみ入室を許可している自社セキュリティルーム（安全管理措置に則った管理区域）内の保管庫で厳重に管理いたします。

マイナンバーの提示を収集対象者などが拒んだ場合、どうすればいいですか？

社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。税の法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、法律で定められた義務であることをお伝えください。それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反ではないことを明確にしておいてください。経過等の記録がなければ、万一御社が公的機関から指摘を受けた場合に「個人番号の提供を受けていない」のか、あるいは「提供を受けたのに紛失した」のかが判断できず、証明もできませんので、経過等の対応記録を残すことをおすすめしております。

回収した収集キットの廃棄処分方法は？

弊社が契約している廃棄業者に溶解処分を委託します。企業様は廃棄業者が発行した溶解証明書を画面で確認できます。

マイナンバーを収集するとき、本人確認はどのように行うのでしょうか？

収集対象者へ収集キットを送付し、弊社に本人確認および番号確認の必要書類をご返送いただきます。到着後、番号法等の規定に基づき、本人確認と番号確認を行います。万一、本人確認および番号確認が、弊社で判断できない場合は、企業様へ迅速にご連絡します。確認作業はすべて、セキュリティルームで行っておりますので、ご安心ください。

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支払調書の作成について

報酬の支払が発生し、翌年以降も継続して報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に利用する場合、本人確認を行う必要はありますか？

前年の報酬支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に提供を受けたマイナンバーは翌年以降も継続的に各種支払調書作成事務のために利用することができる為、改めて本人確認を行う必要はありません。

本人へ交付する支払調書（控え）はどのようになりますか？

当サービスは本人へ交付するマイナンバー無しの支払調書（控え）を圧着ハガキで郵送するサービスを標準で提供しておりますので、ぜひご利用ください。

既存システムで支払調書を作成しています。マイナンバーのデータだけをもらうことは可能ですか？

別途オプションですがマイナンバーのデータを暗号化してCSVで提供することができます。
※）マイナンバーを自社内にダウンロードする場合、法定で定められた安全管理措置が必要ですので、ご注意ください。

税務署に提出するマイナンバー付き支払調書を契約する会計事務所に送ることはできますか？

マイナンバー付き支払調書の画像データを暗号化し、外部メディア（CD-R）に書込んでセキュリティ便でご指定場所（顧問税理士様）へお送りいたします。

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マイナンバーの廃棄について

登録されているマイナンバー情報をどのようにして削除しますか？

企業様の専用ページにて、お預かりしているマイナンバー記載書類（回収した収集キット）の廃棄処理指示を行っていただき、そののちにマイナンバーの削除処理指示を行っていただくことができます。